E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nedir?
E-Fatura, elektronik ortamlarda hazırlanan faturalara verilen genel isimdir. Kağıt üzerinde hazırlanan klasik faturalarla aynı işlevi görür ve resmi geçerliliği de bulunmaktadır. Gelir İdaresi Başkanlığı’nca 2010 yılında yürürlüğe konmuş bir fatura çeşididir. E-Fatura bünyesinde bulunan bilgiler, klasik fatura bilgileriyle birebir uyuşmalıdır.
E-Arşiv fatura ise hazırlanan E-Faturaların mükellef tarafından zorunlu olarak tutulması talep edilen bir nevi nüshasıdır. E-Fatura sonrasında E-Arşiv Faturanın da kesilmesi zorunludur fakat bu nüsha müşteriye gönderilmemektedir. İşletmeler E-Arşiv Faturalarını GİB bünyesine rapor etmelidir. Bu rapor işlemi ise faturanın düzenlenmesinin ardındaki ayın 1. günü ile 15. günü arasında sonlandırılmalıdır.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir?
E-Fatura sistemi için herhangi bir altyapı oluşturulmadan önce, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından XML tabanlı URL-TR formatı uygulanmaya başlanmıştı. Günümüzde, işletmeler E-Fatura kesebilmek için GİB bünyesince efatura.gov.tr internet sitesi üzerinden fatura portalına giriş yapmak durumundadır. Bu portal ücretsiz bir sistemdir fakat mükellefin fatura adedinin yüksek olmaması gerekmektedir. Ek olarak, kesilen E-Faturalar GİB portalı üzerinde en fazla 6 ay saklanabilmektedir. Bu süreden sonraki sorumluluk mükellefin üzerine geçmektedir.
E-Arşiv fatura ise E-Fatura ile aynı şekilde kesilmektedir. GİB portalına ek olarak, özel entegratörler tarafından da kesilebilir. Diğer yandan E-Arşiv faturayı şirketler kendi bünyesinde de kesebilir. Bunun için kendi bilgi sistemlerini geliştirmeleri ve bir portal üretmeleri gerekmektedir.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura İptali Nasıl Yapılır?
E-Faturalar zaman zaman yanlış şekilde gönderilebilmektedir. İptal işlemi faturanın ticari E-Fatura ya da temel E-Fatura oluşuna göre farklılık gösterebilmektedir. Genel anlamda, E-Faturalar faturayı gönderen kurumlarca iptal edilememektedir. İptalin tek yolu, faturanın gönderildiği kişi veyahut kurumun E-Faturayı reddetmesidir. Ancak bu ret işlemi sonrasında, E-Fatura iptal portalına giriş yapılarak bu sistem üzerinden iptali sağlanabilmektedir.
E-Arşiv faturalarda iptal işlemi nispeten daha kolay olmaktadır. Kullanılan muhasebe sistemi üzerinde iptal edilecek faturaya sağ tıklayarak iptal et butonunu kullanmak yeterlidir. E-Arşiv Fatura iptali 7 gün içerisinde gerçekleştirilmelidir. E-Faturadan farklı olarak hem satıcı hem alıcı kurum tarafından iptal edilebilmektedir. 7 gün aşılmış olmasına rağmen iptal işlemi yapılmadıysa yeni bir fatura düzenlenmeli ve müşteriye güncellenip gönderilmelidir.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Sorgulama
E-Faturaların sorgulama işlemi, faturalar açıldıktan sonra sayfada bulunan ‘sorgula’ seçeneğine basılarak yapılabilmektedir. Sorgulamadaki amaç, faturanın Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından onaylanıp onaylanmadığı veyahut alıcı kuruma ulaşıp ulaşmadığının anlaşılabilmesidir. Bu işlem için efatura.gov.tr adresi üzerinden sorgulamalar kolaylıkla gerçekleştirilebilmektedir.
E-Arşiv fatura sorgulama işlemi ise yine efatura.gov.tr adresi üzerinden fatura numarası ve faturanın gönderildiği firma adı bilgileri girilerek yapılabilmektedir. Sorgulama sırasında internet sitesi birkaç bilginin paylaşımı için kişiden izin istemektedir. İzin verilmeyen bilgiler görüntülenmeye kapalı şekilde kalır.
E-Fatura ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
E-Fatura ve E-Arşiv fatura kesiliş ve kullanılış açısından benzerlikler gösterse de aralarında dikkate değer birkaç fark bulunmaktadır. Bu farklar aşağıdaki gibi sıralanabilir.
- E-Fatura sadece elektronik bir yapıdır, kağıt baskısı geçersiz olmaktadır. E-Arşiv Fatura ise elektronik belge olarak basılmaktadır.
- E-Fatura sisteminde GİB aracılık görevi yaparken, E-Arşiv Faturada GİB rapor alan kurum konumundadır.
- E-Faturanın uyulması gereken zorunlu bir formatı vardır, E-Arşiv Faturada ise serbest format kullanılmaktadır.
- E-Fatura mali mühür ile oluşturulmaktadır. E-Arşiv Faturada ise mali mühüre ek olarak zaman damgası da eklenmelidir. Bu damga ile onayladıktan sonra muhafaza edilmesi gerekir.
- E-Faturada büyük çoğunlukla GİB portalı kullanılırken, E-Arşiv Faturada GİB portalı, özel entegratör ya da sahip olduğu takdirde işletmenin kendi bilgi sistemi kullanılmaktadır.